Definisi Mengendalikan & Langkah-langkah dalam kontrol

Tugas minggu ke 8

PENGENDALIAN (CONTROLING)

1.      Definisi pengendalian

Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.

Pengendalian menurut Fayol (1916) adalah suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut Mockler, kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Langkah-langkah dalam pengendalian (controlling)

Mockler (dalam Rizqi, 2012) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

a.       Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

b.      Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

c.       Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

d.      Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

3.      Contoh kasus

Wal-Mart

Sampai tahun 2002, Wal-Mart dengan penjualan lebih dari $200 miliar merupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan strateginya yang menjual produk bermerek dengan biaya rendah.  Dengan melakukan perubahan yang mendasar, sistim pengendalian manajemen perusahaan diarahkan pada manajemen operasi toko yang efisen, yang pada akhirnya memberi keunggulan biaya pada keseluruhan perusahaan. 

Data dari 4.400 toko untuk pos-pos penjualan, pengeluaran serta laba dan rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronis dengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko, atau barang dalam departemen tertentu yang berkinerja baik.  Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan kebutuhan untuk menandai pergerakan stok yang lambat, dan memaksimalkan perputaran persediaan.

Data dari toko yang unggul diantara semua toko merupakan informasi untuk memperbaiki operasional toko lain yang bermasalah.  Perusahaan telah mengurangi kerugian yang diakibatkan pencurian dengan kebijakan pembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu.

Sumber:

http://iamluckyone.blogspot.com/2011/03/sifat-sistem-pengendalian-manajemen_06.html#ixzz3J3ectQ68

Henri Fayol (1949). General and Industrial Management. New York: Pitman Publishing. pp. 107–109. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 14 November 2014

Rizqi, A, Q. (2012). Langkah-langkah dalam proses pengendalian.dari:http://arenamateribelajar.blogspot.com/2012/11/langkah-langkah-dalam-proses.html, 14 November 2014

Robert J. Mockler (1970). Readings in Management Control. New York: Appleton-Century-Crofts. pp. 14–17. Dari:http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 14 November 2014

Prinsip & Mencapai Managerial Actuating yang Efektif

TUGAS 7

A. Prinsip Actuating (Penggerakan)

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

• Prinsip mengarah pada tujuan. Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan atau bantuan dari faktor-faktor lain seperti: perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

• Prinsip keharmonisan dengan tujuan. Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

• Prinsip kesatuan komando. Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

 B. Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

• Komunikasi Organisasi. Komunikasi organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jaringan organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal. 

• Coordinating. Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

• Motivating. Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahannya melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditunjukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka berdaya guna dan berhasil guna.

• Leading. Istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, di kemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni : 

1. Mengambil keputusan, 
2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pegertian antara manajer dan bawahan, 
3. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak, 
4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta 
5. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka :

Handoko, T. H. (2009) Manajemen. Edisi 2. BPFE: Yogyakarta

Hasibuan, M. S. P. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Sinar Grafika Offset : Jakarta

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Pengertian & Pentingnya Actuating dalam Manajemen

 Pengertian actuating dalam manajemen

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : 

(1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
(2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
(3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
(4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
(5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Contoh Kasus

PT Astra Daihatsu Motor (ADM) mengawali sejarahnya pada tahun 1973. Pada tahun 1973, Astra mendapatkan hak untuk mengimpor kendaraan Daihatsu ke Indonesia. Pada tahun 1976, PT Astra International ditunjuk menjadi agen tunggal, importir dan distributor tunggal kendaraan Daihatsu di Indonesia. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan yang bisa mengontrol setiap proses dalam produksi yang berkaitan dengan PT ini pemimpin di PT ini melakukan pengawasan awal yaitu memantau sumber daya dan dana,pengawasan tengah berjalan yaitu mengawasi potensi produk lalu yang terakhir yaitu pengawasan akhir yaitu hasil produksi. Para pemimpin juga memberikan pengetahuan kepada bawahan-bawahannya serta memotivasi agar para pegawainya bisa mencapai target yang direncanakan.

Analisis kasus

Bisa dilihat bahwa pemimpin di PT Astra Daihatsu Motor (ADM) mempunyai kinerja yang baik dalam memonitor bawahan serta proses-proses dalam produksi dan hal ini bisa menciptakan tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.

Sumber :

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994

Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997

http://id.wikipedia.org/wiki/Astra_Daihatsu_Motor

Manfaat Serta Kerugian Struktur Fungsional & Divisional

A. Struktur Fungsional

yaitu struktur organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemuadian dikelompokkan bersama menjadi beberapa unit kerja. Anggota-anggotanya bekerja di bidang fungsional sesuai dengan keahlian mereka. Jenis struktur organisasi seperti ini tidak terbatas pada bisnis saja. Jenis struktur seperti ini juga dapat bekerja dengan baik untuk organisasi kecil yang memproduksi beberapa produk atau jasa.

Manfaat Struktur Fungsional :

• Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.
• Tugas – tugas yang konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.
• Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.
• Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.
• Jenjang karier yang jelas dalam fungsi – fungsi. 

Kerugian Struktur Fungsional :

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi.
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

B. Struktur Divisional

Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional, divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik  dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu perusahaan.

Manfaat Struktur Divisional :

• Fleksibilitas yang tinggi dalam merespon perubahan lingkungan.
• Meningkatnya koordinasi antar departemen fungsional.
• Menunjukkan dengan jelas pertanggungjawaban untuk produksi dan pelayanan pengiriman.
• Keahlian yang difokuskan pada pelanggan, produk – produk dan daerah – daerah khusus.
• Perkembangan atau penurunan ukuran yang mudah dengan menambah atau menghapus divisi – divisi. 

Kerugian Struktur Divisional :

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

STUDI KASUS

PT Jasa Putra Indonesia

Perusahaan ini bergerak dalam bidang telekomunikasi yaitu telkomsel.Yang mana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Analisis :

Menurut saya jika suatu perusahaan baik penghasil barang atau jasa akan lebih baik jika menggunakan struktur organisasi ini makan perusahaan tersebut akan lebih mudah mengontrol bagaimana perkerjaan bawahannya dan pemberian tugas akan tersusun dengan rapih dan kelebihan dari struktur fungsional organisasi kecil pun dapat menggunakan struktur ini.

DAFTAR PUSTAKA :

Manulang,M. 2012. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Afifuddin,M.M.2012.Dasar-dasar Manajemen.Bandung:ALFABETA.

Munandar, Ashar S. 2001. Psikologi industri dan organisasi, UI-press, salemba.
Schermerhorn, J. R. 2003. Manajemen. Jogjakarta : Andi Yogyakarta.