Definisi & Langkah Penyusunan Perencanaan

Definisi perencanaan 

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :
1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaansumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.

Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1. Penetapan Tujuan Organisasi

Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.

Kegagalam atau tidak merumuskan tujuan organisasi disebabkan :

• Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan kepada berbagai keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, akibatnya pemimpin/manajer enggan membuat komitmen organisasi kepada satu tujuan jika tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan kepada penilaian tidak berhasil
• Takut gagal. Pemimpin/manajer yang menetapkan satu tujuan umumnya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh karena itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang akan dicapai. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan tetapi umumnya resiko sering kali dihindari sedapat mungkin
• Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan menetapkan tujuan organisasi yang tepat, jika pemimpin/ manajer tidak mempunyai pengetahuan yang luas tentang organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) mempunyai keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer harus mengetahui berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan mudah dapat mengarahkan dan mengelola sarana dan prasarana secara efktif dan efisien
• Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengetahui lingkungan internal organisasi juga harus emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan mudah terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi meliputi pesaing, pemasok, sponsor, target sasaran, lembaga pemerintah, masyarakat luas dan lain sebagainya.
• Kurang percaya diri. Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi, maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus mempunyai kepercayaan diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Jika manajer mempunyai kepercayaan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melaksanakan tugasnya.

Banyak cara yang harus dilakukan oleh manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu :

• Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan.
• Menyediakan informasi yang memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
• Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru.
• Sadar akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negative

Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari  konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi.

Berbagai aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :

• Skala Prioritas Tujuan. Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.
• Kerangka Waktu Tujuan. Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu unsur waktu saja.
• Konflik Diantara Tujuan. Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
• Pengukuran Tujuan. Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan. 

2. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3. Mengenal Dukungan dan Kendala

Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4. Mengembangkan Premis Peerencanaan

Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan. 

Contoh kasus :

PT Unilever Indonesia Tbk telah berada di Indonesia sejak tahun 1933 atau 80 tahun yang lalu. Saat pertama didirikan di Indonesia, Unilever masih bernama Lever’s Zeepfabrieken NV. Di lokasi pertamanya, di Angke, Jakarta Barat, yang memproduksi sebuah sabun cuci batangan bernama Sunlight.
Perusahaan Belanda itu terus melesat sebagai salah satu perusahaan Fast Moving Consumer Goods(FMCG) terdepan yang menguasai 60 persen pasar FMCG Indonesia. Salah seorang yang sukses membawa produk-produk Unilever menjadi kebutuhan pokok di Indonesia adalah President Director PT Unilever Indonesia Tbk, Maurits Daniel Rudolf Lalisang.
Pada tahun 1982, PT Unilever Indonesia Tbk mulai "melantai" di lantai bursa dan menawarkan saham perdananya di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya. Penjualan yang sangat baik ditunjukkan oleh dua usaha utama, yakni Home and Personal Care dengan penjualan bersih sebesar Rp 17,2 triliun dan Foods & Beverages sebesar Rp 6,3 triliun.
Produk-produk home and personal care seperti Ponds, Dove, Clear, Sunsilk, Domestos, Molto, Rexona, Pepsodent, Rinso, Close Up, Zwitsal, Wipol, Super Pell, dan sebagainya. Hingga saat ini, sebanyak 73 persen warga Indonesia menggunakan produk Unilever ini. Sementara 27 persen sisanya, warga memilih untuk mengonsumsi produk food and beverages, seperti kecap Bango, mentega Blue Band, es krim Walls, teh Sari Wangi, Buavita, Royco, dan Lipton Ice Tea.
Pertumbuhan yang baik produk-produk PT Unilever Indonesia Tbk ditunjukkan dengan keuntungan yang didapatkan setiap tahunnya. Pada tahun 2000, keuntungan yang didapat mencapai Rp 810 miliar. Kemudian, di tahun 2005, profit semakin bertambah mencapai Rp 1,44 triliun.
Peningkatan ini terus terjadi berturut-turut. Di tahun 2010, angka keuntungan mencapai Rp 3,39 triliun. Pada tahun 2012, keuntungan yang diperoleh mencapai Rp 4,84 triliun.
Keuntungan yang besar itu, kata Maurits, tak lepas dari inovasi yang terus diciptakan Unilever. Menurut dia, sebuah inovasi telah menciptakan nilai lebih sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyajikan produk-produk yang terus disempurnakan. Salah satu contoh inovasi itu dengan membuat kemasan, mulai dari sachet, tube, hingga kemasan tube dispenser atau kemasan menarik lainnya. Beragamnya kemasan tersebut, membuat produk menjadi beragam ukurannya.
Tiap tahunnya, paling tidak Unilever menciptakan sebanyak 60 inovasi baru. Inovasi itu juga ditunjukkan dengan inovasi jenis bentuk produk. Misalnya Sunlight yang awalnya berbentuk batangan terus diciptakan inovasi bentuk cair. Begitu pula dengan deodoran Rexona, dari bentuk roll on menjadi spray.
"Saya pikir, masyarakat adalah aset berharga perusahaan. Jadi, kami akan terus berupaya untuk memuaskan masyarakat dengan inovasi yang diciptakan. Inovasi juga yang telah menyelamatkan perusahaan dari kelesuan pasar pada tahun 2010," kata Maurits.
Selain melalui inovasi ukuran dan bentuk, Unilever juga berinovasi dalam menyediakan beragam pilihan merek untuk jenis produk yang sama. Contohnya untuk perawatan wajah, ada produk Citra bagi masyarakat kelas menengah ke bawah, kemudian Fair and Lovely, dengan harga menengah, kemudian satu tingkat di atasnya, ada produk Ponds.
Kemudian, produk Paddle Pop yang disasar untuk anak-anak, dan ada produk Magnum dengan sasaran anak muda dan eksekutif muda.
Walaupun telah menjadi pemimpin pasar, PT Unilever Indonesia Tbk terus memperluas pasar. Jika pasar makin luas, pendapatan pun akan terus membesar.
Untuk mempertahankan konsumen dan meningkatkan laba tiap tahunnya, Maurits mengatakan PT Unilever Indonesia Tbk tak berhenti untuk terus menciptakan inovasi. Misalnya saja dengan mendorong konsumen untuk memakai produk lebih banyak.
Apabila selama ini masyarakat lebih mengenal Citra sebagai produk pelembut kulit yang hanya dapat digunakan di rumah, Unilever Indonesia kemudian menciptakan Rumah Cantik Citra. Di sana, konsumen bisa merasakan dipijat dengan Citra.
Inovasi serupa juga dilakukan untuk produk food and beverages. Misalnya, produk es krim Magnum. Unilever juga menciptakan Magnum Cafe di Grand Indonesia dan konsumen dapat mencoba berbagai inovasi kuliner dengan campuran es krim Magnum.

Analisis Kasus :
Menurut pendapat saya Unilever merupakan salah satu PT yang sukses dengan pencapaian yang luar biasa didirikan sejak lama dan masih bisa bertahan sampai sekarang dengan produk-produk yang inovatif dan disukai oleh para konsumen Indonesia,hal ini dikarenakan Unilever mempunyai perencanaan yang baik dan kuat sehingga dapat membangun dan mengontrol setiap produksi,proses dan pemasaran dengan baik inovasi yang dibuat untuk memanjakan para konsumen juga salah satu yag terbaik karena Unilever berpendapat bahwa "Saya pikir, masyarakat adalah aset berharga perusahaan. Jadi, kami akan terus berupaya untuk memuaskan masyarakat dengan inovasi yang diciptakan” hal ini terlihat bahwa Unilever sangat memperhatikan kepuasan konsumen. Unilever juga menyesuaikan produk dengan harganya dimana konsumen tinggal memilih produk mana yang pas dan sesuai dengan kantong dan kebutuhan mereka. Dengan berbagai produk dari mulai produk kecantikan,makanan,kebutuhan rumah tangga dll. Wajar saja bila Unilever bisa sukses dan mempunyai penghasilan yang meningkat setiap tahun. Karena produk-produk mereka adalah sebuah kebutuhan para masyarakat Indonesia.

Daftar Pustaka :

Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004

Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta

Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004

Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta